Die Sammlungen des Geologischen Archivs gehen zurück auf den ehemaligen Vorstand des Geologischen Instituts Alexander Tollmann (1928-2007), Institutsleiter von 1972 bis 1984. Diese Sammlungen bekamen unter seiner Leitung eine partielle Ordnung und einen Namen: Geologisches Archiv. Alexander Tollmann nennt den 15. Oktober 1862 mit der Ernennung Suess zum Professor für Geologie als die Geburtsstunde des Geologischen Institutes. Dieses Datum (das Jahr!) nimmt Tollmann ebenfalls zum Anlass für die Gründung des Geologischen Archivs 100 Jahre (1962) später.

Die Sammlungen am Geologischen Institut bestehen großenteils aus partiellen Nachlässen bekannter Wissenschafter, die in Beziehung zum Institut oder zum ehemaligen Institutsvorstand Alexander Tollmann standen. Das bedeutet, dass es nicht Sammlungen von wissenschaftlichem Anschauungsmaterial, wie zum Beispiel Minerale oder Gesteine oder spezielle Instrumente sind, sondern es ist eine Sammlung verschiedener Arten von Quellentypen, die sich in fast 100 Jahren angesammelt hatten: zum Beispiel Verwaltungsakten, Inventarbücher, Kontobelege, Korrespondenzen, Briefe, Anschauungsobjekte, Lehrmaterial (Dias, Fotoplatten), Manuskripte, Fotos und Kartierungsbücher. Diese Sammlungen sind nicht bewusst angelegt worden sondern haben sich zufällig ergeben, oder sind an einem abgelegen Platz vergessen worden und damit erhalten geblieben.

Im Jahr 2017 wurde Margret Hamilton vom ehemaligen Vorstand des Instituts für Geologie, Bernhard Grasemann, gebeten, den emeritierten Professor Richard Lein bei der Neuordnung der geologischen Sammlungen zu unterstützen. Zunächst erfolgten eine Sichtung und eine erste Bestandsaufnahme der Dokumente und Objekte, die in Wort und Bild aufgezeichnet wurden. Im folgenden Schritt wurden für die einzelnen Dokumente ein Archivmaterial erstellt und besorgt. Eine große Herausforderung bildete, die Dokumente und Objekte konservatorisch gut zu sichten, zu ordnen und an einem zugeordneten Platz zu bringen. Die einzelnen Dokumente mussten zum Teil gesäubert, geordnet und vor allem von Metallgegenständen, wie Heftklammern und Büroklammern, und von Plastikteilen gelöst werden.

Eine weitere große Aufgabe ist es, die Sammlungen in einen nutzbaren digitalen Zustand zu bringen, was durch die Vielzahl verschiedenster Objekte eine besondere Herausforderung darstellt: seien es Großobjekte wie steinerne Büsten und Wandreliefe großer geologischer Forscher, der Tektonische Globus von Leopold Kober oder auch eine Sammlung von etwa 50 Hämmern großer Geowissenschafter: Tausende von Fotos und Diapositiven (etwa 3000 Fotoglasplatten, mehr als 10000 Dias, etwa 5000 Fotos), Feldtagebücher, (Wand)Karten und Profile sowie handschriftliche Beschreibungen und Notizen, Sonderdrucke, Bücher und vieles mehr - all diese Bewahrens werten Dokumente und Objekte zeugen von der Entwicklung von Persönlichkeiten, ihren Forschungen und Erkenntnisschritten in den geowissenschaftlichen Disziplinen. All dies gilt es in einen modernen Archivzustand den Gegebenheiten des 21. Jahrhunderts entsprechend überzuführen.

Eine große Zahl an Archivboxen gefüllt mit Manuskripten, Briefen, Fotos, Zeichnungen und persönlichen Gegenständen sind nun katalogisiert, inventarisiert und zum großen Teil digitalisiert.

Da die Sammlungen im Umfange nicht sehr groß und auch ein Neuzugang in nächster Zeit nicht geplant ist, legte M. Hamilton eine bestimmte Ordnung in den Aufbewahrungsschränken fest: die ersten beiden Metallschränke beinhalten das Material zum allgemeinen Thema der Geschichte des Geologischen Instituts, der Geologischen Gesellschaft und der Gesellschaft der Geologie- und Bergbaustudenten. Ab dem dritten Schrank sind die Nachlässe von Geowissenschaftern in alphabetischer Reihung angelegt. Der neunte Schrank beinhaltet eine große Sammlung verschiedener Geologenhämmer von bekannten Geologen. Im zehnten Schrank ist eine, in sehr gut erhaltenem Zustand, Sammlung geohistorischer Fotoglasplatten und eine Diasammlung, die auf den Ordinarius Alexander Tollmann zurückgeht, aufbewahrt. Im 11. Schrank wurden nun, nach einem Transfer aus einem anderen Teil des Institutes, die Kartierungsübungen die Bergbauübungen und Vorarbeiten, zunächst gesichtet, geordnet, von Metall- und Plastikteilen befreit und archiviert.

Eine umfangreiche Sammlung historischer geologischer Karten mit unterschiedlichen Maßstäben und Erörterungen, Zeichnungen und auch Porträts wurden geordnet und sorgfältig in Kartenschränken gelagert.

Das Geologische Archiv ist somit eine Institution mit unterschiedlichen Dokumenten und Objekten, die Einblicke geben in die Art und Weise des Forschens, der Erkenntnisgewinnung, aber auch des Sammelns und Aufbewahrens. Es kann auch als ein kulturelles und wissenschaftliches Gedächtnis angesehen werden.

Das Geologisches Archiv ist als Verbindung von Archiv und Geschichte zu erkennen und ermöglicht einen  transdisziplinären Zugang, wie interessierten Historikern, Geowissenschaftern, Personen aus dem kunstgeschichtlichen Bereich, dem Bergbaumilieu, der Heimatkunde, usw.